Nos réalisations›Champs Croisés
Organisme de formation · petite enfance, social, médico-socialERP de gestion des sessions et de conformité Qualiopi
Une session de formation, c'est le dossier que l'assistante ouvrait dans une armoire. Nous en avons fait le cœur de l'ERP : la complétude Qualiopi se lit session par session.
L'application en images
Sept écrans de l'ERP, pris sur l'environnement de démonstration.
Ces captures proviennent de l'environnement de démonstration : toutes les données affichées — clients, formateurs, sessions, montants — sont fictives. Aucune donnée réelle de Champs Croisés n'apparaît sur cette page.
Le problème à résoudre
Un organisme de formation certifié Qualiopi vit sous la contrainte de la preuve. À l'audit, la question n'est pas « avez-vous une procédure », mais « montrez-moi, pour cette session précise, la convention, la convocation, l'émargement et l'évaluation ».
Avec environ 90 formateurs majoritairement vacataires, des marchés publics et des sessions simultanées, retrouver ces pièces dans des dossiers et des tableurs devient un travail à plein temps. Et un risque à chaque renouvellement de certification.
La règle fondatrice tient en une phrase : une session, un dossier. Rien ne se crée en dehors d'une session — et donc rien ne se perd.
Le cycle de vie d'une session de formation
Le parcours métier tel qu'il se déroule réellement, étape par étape.
Les états d'une session
Les états que traverse le dossier, et les sorties possibles.
Architecture
Qui parle à quoi, et surtout où sont stockées les données.
Ce que fait l'application
Les fonctions réellement livrées, regroupées par domaine.
Avant la session
- Suivi des demandes avec traçabilité de chaque échange et motif de perte
- Devis rattachés à la demande avant même que la session existe
- Marchés publics et lots, avec le tarif jour imposé par le marché
- Clients, contacts et financeurs, avec adresse de facturation distincte
Formateurs vacataires
- Fiche complète : statut, numéro de déclaration d'activité, tarif jour, disponibilité
- Thématiques animées avec un niveau, et zones d'intervention acceptées
- Pièces administratives avec date d'expiration : attestation, assurance, coordonnées bancaires
- Moteur d'affectation croisant thématique, zone, disponibilité, vigilance et validité des pièces
Conformité Qualiopi
- Référentiel des pièces attendues, rattaché aux indicateurs Qualiopi
- État par session : manquant, à venir, présent, non applicable
- Taux de complétude calculé par session — l'indicateur montré en audit
- Évaluations à chaud et à froid, stagiaires et commanditaires
- Réclamations avec gravité, action corrective et dates de traitement
Facturation et traçabilité
- Miroir local des devis et factures : l'utilisateur travaille sans attendre le logiciel tiers
- Synchronisation asynchrone vers le logiciel de gestion, qui reste la référence
- Règlements lus depuis la comptabilité, jamais saisis deux fois
- Journal d'audit : qui a fait quoi, quand et depuis où
- Registre RGPD des traitements tenu avec le projet
Une intelligence artificielle hébergée, mobilisable sur ce projet
L'ERP intègre le module d'accès à notre serveur d'intelligence artificielle installé dans nos locaux. C'est même sur ce projet qu'a été écrite notre implémentation de référence, réutilisée depuis dans les autres applications.
Le sujet est sensible dans un organisme de formation : les dossiers contiennent des données de stagiaires, des évaluations nominatives et des pièces administratives de formateurs. Les envoyer chez un éditeur pour obtenir un résumé serait un transfert de données personnelles à déclarer. Hébergée chez nous, la question ne se pose pas.
Les usages envisagés restent volontairement sobres : aide à la rédaction, recherche dans les documents, contrôle de complétude. La décision, elle, reste humaine.
Notre serveur d'intelligence artificielle est installé dans les locaux de Foxchip, en France. Voir comment il fonctionne.
Les choix techniques
Ce sur quoi l'application repose, et ce que cela implique.
| Type d'application | Application web, navigation sans rechargement de page |
|---|---|
| Langage et base | PHP 8.4 en mode strict, base MariaDB |
| Dépendances | Aucune. Pas de cadre applicatif externe, pas de bibliothèque distante |
| Rôles | Direction, assistante, pédagogie, comptabilité, formateur |
| Facturation | Déléguée au logiciel de gestion, avec miroir local et synchronisation |
| Documentation | Architecture, conventions, mise en production, registre RGPD et points à arbitrer, versionnés avec le code |
Les détails qui font la différence
Les points qu'on ne voit pas dans une démonstration, et qui décident de l'adoption sur le terrain.
Le choix de ne dépendre de rien
Pas de cadre applicatif à la mode, pas de bibliothèque chargée depuis un serveur distant. Un ERP doit tourner dans dix ans : chaque dépendance est une date d'expiration que l'on s'impose.
Les ambiguïtés remontent au client
Le projet tient un document « points à arbitrer ». Quand une règle métier est ambiguë, elle n'est pas tranchée en silence par le développeur : elle est posée au client, qui décide.
Deux environnements de développement
Deux développeurs, deux bases, deux environnements séparés. Les tables structurantes sont déclarées figées : leurs colonnes et leurs statuts ne changent qu'avec l'accord des deux.
D'autres réalisations
Un besoin qui ressemble à celui-ci ?
Décrivez-nous votre problème, même mal défini. Nous vous dirons honnêtement s'il existe déjà une solution sur le marché — et si ce n'est pas le cas, nous la construirons.