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Ressources humaines · produit internePortail RH : congés, notes de frais, entretiens et véhicules
Le salarié photographie son justificatif, l'intelligence artificielle le lit et pré-remplit la note de frais. Le service administratif valide au lieu de saisir.
Le problème à résoudre
La note de frais est le document que personne n'aime : le salarié conserve des tickets qui s'effacent, le service administratif ressaisit des montants un par un, et tout le monde s'y prend en retard.
Autour d'elle gravitent d'autres sujets RH tout aussi dispersés : congés dans un tableur, entretiens professionnels dans des dossiers, véhicules de société suivis de mémoire, documents du salarié envoyés par mail.
Un justificatif photographié le jour même ne s'efface pas et ne se perd pas dans une poche.
Le parcours d'une note de frais
Le parcours métier tel qu'il se déroule réellement, étape par étape.
Les états d'une note de frais
Les états que traverse le dossier, et les sorties possibles.
Architecture
Qui parle à quoi, et surtout où sont stockées les données.
Ce que fait l'application
Les fonctions réellement livrées, regroupées par domaine.
Temps de travail
- Demandes de congés et d'absences déposées par le salarié
- Validation par le responsable, avec historique
- Pointages et rapport d'heures
- Planning individuel et planning d'équipe, exportables vers un agenda
Notes de frais
- Photo du justificatif depuis le téléphone
- Lecture automatique et pré-remplissage des champs
- Pièce jointe conservée et consultable avec la note
- Règles particulières par mission ou par client
- Titres restaurant suivis avec le reste
Parcours du salarié
- Entretiens professionnels préparés et tracés
- Objectifs et suivi de leur atteinte
- Compétences et formations suivies
- Documents personnels mis à disposition et consultables en ligne
- Annuaire interne de l'entreprise
Véhicules et conformité
- Véhicule attribué consultable par le salarié
- Photos du véhicule à la remise et à la restitution
- Conformité : déclarations et pièces obligatoires
- Administration : utilisateurs, droits, provision de congés, paramétrage
La lecture des justificatifs, au choix chez nous
L'application sait lire un justificatif de deux façons : par un service spécialisé, ou par le serveur d'intelligence artificielle installé dans nos locaux. Le choix se fait par un simple paramètre, sans modification du code.
Pour une entreprise dont les justificatifs contiennent des informations sensibles — déplacements, clients visités, montants — le traitement local supprime la question du transfert de données : le document ne quitte pas nos serveurs.
Dans les deux cas, l'extraction est une proposition : les champs sont pré-remplis, et c'est le salarié qui vérifie avant d'envoyer.
Notre serveur d'intelligence artificielle est installé dans les locaux de Foxchip, en France. Voir comment il fonctionne.
Les choix techniques
Ce sur quoi l'application repose, et ce que cela implique.
| Type d'application | Application web installable sur téléphone |
|---|---|
| Langage et base | PHP, base MariaDB |
| Rôles | Salarié, responsable, administration |
| Lecture de documents | Deux moteurs possibles, dont le serveur d'IA de Foxchip |
| Sécurité | Authentification renforcée disponible, cloisonnement des pièces jointes |
| Périmètre | Congés, pointages, frais, entretiens, formations, compétences, véhicules, documents |
Les détails qui font la différence
Les points qu'on ne voit pas dans une démonstration, et qui décident de l'adoption sur le terrain.
Un produit que nous utilisons nous-mêmes
SocialRH gère les congés et les frais de Foxchip. Un outil que l'on subit tous les mois est un outil que l'on corrige vite.
Installable sans magasin d'applications
Le salarié ajoute l'application à son écran d'accueil depuis le navigateur. Pas de publication à gérer, pas de validation à attendre, pas de mise à jour à pousser.
L'IA propose, le salarié valide
Le pré-remplissage fait gagner du temps ; il ne dispense pas de relire. Un montant mal lu et validé sans regarder coûte plus cher que la saisie qu'il a remplacée.
D'autres réalisations
Un besoin qui ressemble à celui-ci ?
Décrivez-nous votre problème, même mal défini. Nous vous dirons honnêtement s'il existe déjà une solution sur le marché — et si ce n'est pas le cas, nous la construirons.